FAQ QUALIOPI

La certification Qualiopi est la certification qualité obligatoire pour les organismes qui souhaitent accéder aux financements publics ou mutualisés pour leurs actions de formation.

Créée par la loi « Avenir professionnel » de 2018, elle atteste que l’organisme de formation respecte les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) et met en place des processus structurés pour assurer la qualité de ses prestations.

L’essentiel à retenir

• Qualiopi est la certification qualité des organismes de formation en France

• elle est obligatoire pour accéder aux financements publics ou mutualisés (CPF, OPCO, État, Régions…)

• elle repose sur le Référentiel National Qualité, structuré en 7 critères et 32 indicateurs maximum

• la certification est délivrée après un audit réalisé par un organisme certificateur accrédité

• elle est valable 3 ans, avec un audit de surveillance intermédiaire.

À quoi sert la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi vise à garantir que les organismes de formation mettent en place des processus fiables pour concevoir, réaliser et améliorer leurs actions de formation.

Elle permet notamment de vérifier que l’organisme :

• identifie les besoins des bénéficiaires

• conçoit des formations adaptées aux objectifs pédagogiques

• dispose de moyens pédagogiques et techniques appropriés

• évalue les résultats des formations

• met en place une démarche d’amélioration continue.

La certification ne porte pas directement sur la qualité pédagogique d’une formation spécifique, mais sur l’organisation et les processus mis en place par l’organisme de formation.

Dans les organismes de formation que nous accompagnons, la certification Qualiopi constitue souvent une opportunité de structurer les pratiques et de clarifier les processus internes. Une démarche bien préparée permet généralement d’aborder l’audit de certification dans de bonnes conditions.

La certification Qualiopi est obligatoire uniquement pour les organismes de formation qui souhaitent accéder à des financements publics ou mutualisés.

Cela concerne notamment les formations financées par :

• le CPF (Compte Personnel de Formation)

• les OPCO ou les FAF

• l’État ou les Régions

En revanche, la certification n’est pas obligatoire si l’organisme de formation propose uniquement des formations :

• financées directement par les entreprises

• financées par les particuliers

• réalisées en interne dans une entreprise.

Dans ce cas, l’organisme peut exercer son activité sans être certifié Qualiopi.

Dans la pratique, la certification Qualiopi devient souvent indispensable pour les organismes de formation qui souhaitent développer leur activité et accéder aux financements du marché de la formation professionnelle.

Oui, un formateur indépendant peut exercer son activité sans certification Qualiopi s’il ne souhaite pas accéder aux financements publics ou mutualisés.

La certification Qualiopi devient obligatoire uniquement lorsque les formations sont financées par des dispositifs publics ou mutualisés.

Cela concerne notamment les formations financées par :

• le Compte Personnel de Formation (CPF)

• les OPCO (financements des entreprises) ou les FAF (pour les indépendants)

• l’État ou les Régions

• autres dispositifs de financement de la formation professionnelle.

En revanche, un formateur indépendant peut proposer des formations sans certification Qualiopi lorsque celles-ci sont :

• financées directement par une entreprise

• financées par des particuliers

Dans ces situations, la certification Qualiopi n’est pas obligatoire, même si certains formateurs choisissent malgré tout de se certifier pour renforcer leur crédibilité et accéder à de nouveaux marchés.

Dans la pratique, de nombreux formateurs indépendants se certifient Qualiopi lorsqu’ils souhaitent développer leur activité et proposer des formations éligibles au CPF ou aux financements des OPCO.

A l’heure actuelle, il est nécessaire d’avoir réalisé une première prestation (ou l’avoir démarrée pour les prestations longues), avant de se présenter à l’audit de certification QUALIOPI.

Pour obtenir la certification Qualiopi, un organisme de formation doit mettre en conformité ses pratiques avec le Référentiel National Qualité (RNQ), puis passer un audit réalisé par un organisme certificateur.

La démarche se déroule généralement en plusieurs étapes :

1. Analyser la situation de l’organisme

Il s’agit d’évaluer les pratiques existantes au regard des 7 critères et des indicateurs applicables du Référentiel National Qualité (jusqu’à 32 indicateurs selon l’activité de l’organisme).

Cette première étape permet d’identifier les éventuels écarts entre les pratiques de l’organisme et les exigences du référentiel.

2. Mettre en place les processus nécessaires

L’objectif est de décrire comment l’organisme maîtrise chaque étape de la réalisation d’une formation, de l’analyse du besoin jusqu’à l’évaluation des résultats.

L’organisme formalise notamment :

• l’analyse des besoins des bénéficiaires

• la conception des formations

• l’évaluation des acquis

• le suivi des formateurs

• la mise en place d’une démarche d’amélioration continue.

3. Préparer les preuves

Pour chaque indicateur du référentiel, l’organisme doit être en mesure de présenter des éléments de preuve lors de l’audit.

Concrètement, cela signifie disposer de dossiers ou documents permettant de démontrer la mise en œuvre effective des processus (programmes de formation, évaluations, procédures, comptes rendus, etc.).

4. Choisir un organisme certificateur

L’audit Qualiopi doit être réalisé par un organisme certificateur accrédité.

Il est recommandé de comparer plusieurs organismes afin d’évaluer :

• leur expérience dans le secteur de la formation

• les modalités d’audit proposées

• le coût de la certification.

5. Passer l’audit de certification

Lors de cet audit, l’auditeur vérifie la conformité des pratiques de l’organisme avec les exigences du Référentiel National Qualité.

Si les exigences sont respectées, la certification Qualiopi est délivrée pour une durée de trois ans, avec un audit de surveillance intermédiaire.

Dans les organismes de formation que nous accompagnons, la difficulté n’est généralement pas le référentiel lui-même, mais la structuration des preuves et des processus.
Une préparation pragmatique permet d’aborder l’audit avec beaucoup plus de sérénité.

Vous devez :

• Avoir réalisé une première prestation (ou l’avoir démarrée pour les prestations longues)
• Avoir préparé votre processus de prestation, en conformité avec les exigences du référentiel
• Avoir choisi un certificateur

Vous serez alors prêt à vous soumettre à un audit en présentiel avec l’organisme certificateur que vous aurez choisi !

Le coût de la certification Qualiopi varie en fonction de plusieurs facteurs, tels que la taille de l’organisme, le nombre de sites, le champ de la certification. Les coûts englobent généralement :

• Consultation et formation : Assistance pour la mise en place du processus
• Frais de mise en œuvre : temps à passer par les équipes, aménagements de procédures, outils, matériel éventuel
• Audits de certification et de suivi : Frais liés à l’organisme certificateur, environ 1000€ la journée d’audit, auquel s’ajoutent des frais de dossiers

Pour toutes ces raisons, il faut bien choisir son cabinet conseil, et son organisme de certification !

La certification Qualiopi atteste de la qualité du processus de formation, mais elle ne garantit pas directement la qualité pédagogique de chaque formation.

La certification vérifie notamment que l’organisme :

• identifie les besoins des apprenants

• conçoit ses formations de manière structurée

• dispose de moyens pédagogiques adaptés

• évalue les résultats des formations

• met en place une démarche d’amélioration continue.

Elle garantit donc que l’organisme respecte un cadre qualité reconnu, mais elle ne juge pas le contenu pédagogique d’une formation spécifique. C’est d’ailleurs une critique fréquemment émise au sujet du référentiel Qualiopi.

La préparation à la certification Qualiopi prend généralement entre 2 et 6 mois selon la maturité de l’organisme de formation.

La durée dépend notamment :

• du niveau d’organisation existant

• de la formalisation des processus

• de l’expérience dans la gestion de la qualité.

Les principales étapes sont généralement :

• analyse de l’existant

• mise en conformité avec les 7 critères et les indicateurs du RNQ applicables

• préparation des preuves

• audit interne ou audit blanc

• audit de certification.

Dans un organisme déjà structuré, la préparation peut être relativement rapide.

Oui, un organisme de formation peut perdre la certification Qualiopi si les exigences du Référentiel National Qualité ne sont plus respectées.

La certification est délivrée pour une durée de trois ans, mais elle est maintenue sous certaines conditions. Durant cette période :

• un audit de surveillance est réalisé en général entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois

• l’organisme doit continuer à appliquer les exigences du référentiel

• les éventuelles non-conformités doivent être traitées dans les délais.

En cas de non-conformités majeures non corrigées, l’organisme certificateur peut suspendre ou retirer la certification.

Vous appréhendez votre audit de surveillance ou de renouvellement ? HELIS CONSEIL vous accompagne sereinement dans votre préparation. Découvrez toutes nos prestations QUALIOPI.

ISO 9001 est une norme internationale de management de la qualité, tandis que Qualiopi est une certification spécifique aux organismes de formation en France.

Voici les principales différences :

ISO 9001 :

• norme internationale

• applicable à tous les secteurs

• démarche volontaire

Qualiopi :

• certification française

• obligatoire pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics

• centrée sur la qualité des processus de formation

Certaines organisations choisissent de combiner les deux démarches.

Vous pouvez également consulter notre page expliquant la certification Qualiopi et ses exigences pour les organismes de formation.

Vous êtes au bon endroit ! HELIS CONSEIL propose un accompagnement complet pour :

• créer son organisme de formation
• obtenir son NDA
• devenir formateur
• comprendre l’environnement de la formation professionnelle
• obtenir des financements
• obtenir sa certification Qualiopi

Depuis le 1er avril 2024, la certification Qualiopi est obligatoire pour les sous-traitants intervenants sur des prestations finançables CPF (sauf pour les micro-entrepreneurs qui réalisent un CA inférieur à 77 700€ HT).

Pour les autres sous-traitants, la certification n’est pas obligatoire à ce stade.

HELIS CONSEIL accompagne les sous-traitants à leur certification QUALIOPI.

Tout à fait, tant que vous respectez le champ de votre certification (action de formation, apprentissage, VAE et/ou bilan de compétences).

En revanche, si vous êtes certifié pour les actions de formations et que vous lancez une offre de bilan de compétences, celle-ci ne sera pas finançable tant que vous ne serez pas certifié dans ce champ.

La certification Qualiopi permet à vos clients d’obtenir des financements publics ou mutualisés (OPCOS, FAF, région, France Travail…).

Si votre client dispose de budget auprès de son OPCO, il peut déposer un dossier de prise en charge (généralement composé de la convention de formation et du programme) afin de bénéficier d’un financement.

NON. Attention, la certification Qualiopi permet à vos clients d’obtenir des financements publics ou mutualisés (OPCOS, FAF, région, France Travail…).

Le financement CPF peut être soumis à d’autres conditions, comme préparer à une certification reconnue par France Compétences pour les actions de formation. Les bilans de compétences sont actuellement directement finançables CPF.